Hướng dẫn sử dụng hệ thống IIJOBS/IIKANZI

1. Tạo tài khoản hoặc đăng nhập đúng vai trò sử dụng.
2. Cập nhật hồ sơ cơ bản (thông tin liên hệ, ngôn ngữ, khu vực).
3. Chọn mục tiêu chính: tìm việc / tuyển dụng / sử dụng dịch vụ hỗ trợ.
4. Thiết lập thông báo để không bỏ lỡ cập nhật quan trọng.
5. Kiểm tra lại thông tin trước khi gửi form hoặc đăng nội dung chính thức.

a) Hoàn thiện hồ sơ cá nhân

• Điền thông tin nhất quán giữa hồ sơ, CV và phần giới thiệu bản thân.
• Nêu rõ kinh nghiệm thực tế, kỹ năng sử dụng trong công việc và mức ngôn ngữ.
• Ưu tiên nội dung cụ thể, tránh mô tả chung chung khó đánh giá.

b) Tìm việc và ứng tuyển

• Dùng bộ lọc theo khu vực, ngành nghề, mức lương, loại hình công việc.
• Đọc kỹ mô tả công việc, điều kiện bắt buộc, lịch làm việc và phúc lợi.
• Khi ứng tuyển, đính kèm thông tin đúng vị trí, tránh gửi sai ngành gây giảm điểm.

c) Quản lý trạng thái ứng tuyển

• Theo dõi lịch sử ứng tuyển và cập nhật phản hồi từ nhà tuyển dụng.
• Giữ liên lạc rõ ràng, phản hồi đúng hạn khi được mời phỏng vấn.
• Lưu ghi chú từng job để tối ưu vòng ứng tuyển sau.

a) Đăng tin tuyển dụng hiệu quả

• Ghi rõ trách nhiệm công việc, mức lương, thời gian làm việc, điều kiện bắt buộc.
• Nêu cụ thể quy trình tuyển dụng để ứng viên chuẩn bị đúng.
• Tránh nội dung mơ hồ hoặc thiếu điều kiện pháp lý quan trọng.

b) Quản lý hồ sơ ứng viên

• Phân nhóm hồ sơ theo mức độ phù hợp (tiềm năng/cần bổ sung/chưa phù hợp).
• Dùng ghi chú nội bộ để đồng bộ đánh giá giữa các thành viên tuyển dụng.
• Phản hồi lịch sự, đúng hạn để giữ thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp.

c) Kiểm soát dữ liệu tuyển dụng

• Chỉ cấp quyền truy cập hồ sơ cho nhân sự liên quan trực tiếp.
• Không xuất/chia sẻ dữ liệu ứng viên ra ngoài mục đích tuyển dụng hợp pháp.
• Định kỳ rà và ẩn các tin tuyển dụng hết hạn hoặc thông tin không còn hiệu lực.

• Đào tạo an toàn trước nhận việc.
• Xử lý phát sinh trong quá trình làm việc.
• Đào tạo tiếng Nhật và lộ trình học ứng dụng.
• Đời sống & tiện ích cho người nước ngoài tại Nhật.
• Chính sách bảo mật và quyền dữ liệu người dùng.

Khuyến nghị: ưu tiên đọc tài liệu hướng dẫn trước khi gửi yêu cầu để tiết kiệm thời gian xử lý.

Không đăng nhập được tài khoản

• Kiểm tra đúng email/số điện thoại và mật khẩu.
• Thử làm mới phiên đăng nhập hoặc dùng chế độ quên mật khẩu.
• Kiểm tra kết nối mạng, thời gian hệ thống và trình duyệt.

Không gửi được form hoặc file đính kèm

• Kiểm tra các trường bắt buộc chưa điền.
• Kiểm tra dung lượng/định dạng file có đúng yêu cầu.
• Thử gửi lại bằng trình duyệt khác nếu gặp lỗi cache.

Dữ liệu hiển thị chưa đúng hoặc chậm cập nhật

• Kiểm tra bộ lọc, quyền vai trò, và trạng thái draft/publish.
• Làm mới trang có kèm cache-bust khi cần.
• Nếu lỗi kéo dài, gửi ảnh màn hình và thời điểm phát sinh cho đội hỗ trợ.

• Không chia sẻ tài khoản và mật khẩu cho người không có thẩm quyền.
• Không tải lên dữ liệu sai sự thật hoặc dữ liệu vi phạm quyền riêng tư của bên thứ ba.
• Không sử dụng nền tảng cho mục đích gian lận, quấy rối hoặc trái pháp luật.
• Ưu tiên dùng kênh chính thức khi xử lý thông tin nhạy cảm hoặc khiếu nại.
• Báo ngay cho đội hỗ trợ khi phát hiện dấu hiệu truy cập trái phép hoặc rò rỉ dữ liệu.